Anschreiben-Aufbau: was hineingehört, was du streichst

Von Stephen Herforth · Zuletzt geprüft am 20. August 2026 · 10 Min. Lesezeit

Fünf Teile eines Anschreibens auf einer Seite; nur den Brieftext schreibst du, die vier anderen setzt die Vorlage

Das Wichtigste in Kürze

Ein Anschreiben hat fünf Teile. Vier davon stehen fest, sobald Position und Unternehmen feststehen — geschrieben wird einer.
Der Brieftext sind drei bis vier Absätze auf einer Seite: ein Einstieg mit einer Angabe, zwei Belege, ein kurzer Schluss.
Ein Beleg hat drei Teile — was du getan hast, was dabei herauskam, und wo dasselbe in der Anzeige steht. Zwei davon genügen.
Streichen ist keine Stilfrage, sondern eine Rechenaufgabe: Jeder Satz über dich selbst steht auf dem Platz eines Belegs.
Die Probe: Könnte ein Satz auch an ein anderes Unternehmen gehen, streich ihn oder mach ihn konkret.

„Wie ist ein Anschreiben aufgebaut?“ ist eine Frage mit einer erstaunlich langweiligen Antwort. Kopf, Betreff, Anrede, drei Absätze, Grußformel. Das steht auf jeder Seite zum Thema, es steht überall ungefähr gleich, und es stimmt.

Trotzdem sitzen Leute daran einen ganzen Abend. Der Grund ist, dass der Aufbau gar nicht die Arbeit ist. Von den fünf Teilen eines Anschreibens schreibst du vier nicht — sie stehen fest, sobald Position und Unternehmen feststehen, und in einer Vorlage füllen sie sich von selbst. Übrig bleibt einer: der Brieftext, drei bis vier Absätze auf einer Seite. Dort entscheidet sich alles.

Deshalb geht es hier um zwei Dinge und nicht um eines. Zuerst, kurz: was in welchen Teil gehört. Und dann, ausführlich: was du wieder streichst. Denn die Seite ist voll, bevor du fertig bist — und jeder Satz über dich selbst steht an der Stelle, an der ein Beleg stehen könnte.

Die fünf Teile — und warum du vier davon nicht schreibst

Ein Anschreiben besteht aus fünf Teilen. Die Reihenfolge ist festgelegt und nicht verhandelbar, weil ein Brief seit Jahrzehnten so aussieht:

Der Kopf. Dein Name, deine Anschrift, deine Kontaktdaten; darunter das Unternehmen mit Ansprechperson und Anschrift; rechts Ort und Datum.
Der Betreff. Eine Zeile. Sie sagt, worum es geht: um welche Stelle du dich bewirbst.
Die Anrede. Der Name der Person, wenn du ihn hast. Sonst „Sehr geehrte Damen und Herren“.
Der Brieftext. Einstieg, Mitte, Schluss. Drei bis vier Absätze.
Grußformel und Unterschrift. „Mit freundlichen Grüßen“, darunter deine Unterschrift und dein Name.

Und jetzt die Beobachtung, um die es hier geht: Von diesen fünf Teilen enthält genau einer eine Entscheidung. Die anderen vier sind Angaben. Sie stehen fest, sobald du weißt, wohin du schreibst und worauf — es gibt daran nichts zu formulieren, nichts zu verbessern und nichts, worüber man einen Abend nachdenken müsste.

Das ist keine Behauptung, sondern etwas, das wir beim Bauen von smartply festgestellt haben, und zwar auf die unangenehme Art: Wir mussten es dem Sprachmodell verbieten. In dem Auftrag, mit dem der Anschreiben-Assistent losgeschickt wird, steht wörtlich: „KEINEN Briefkopf, KEINE Adressen, KEIN Datum, KEINE Betreffzeile (das ergänzt das System automatisch).“ Vier der fünf Teile darf die KI gar nicht anfassen — nicht, weil sie es nicht könnte, sondern weil an dieser Stelle nichts zu erfinden ist und alles schon irgendwo als Angabe steht.

Der Rahmen: Kopf, Betreff, Anrede, Gruß

Was zu den vier Teilen zu sagen ist, passt in einen Abschnitt.

Der Kopf ist eine Adressenfrage. Deine Anschrift, deine Telefonnummer, deine E-Mail-Adresse; die des Unternehmens; Ort und Datum. Wenn du eine Vorlage benutzt, ist das ein einmalig gepflegtes Profil und danach nie wieder ein Thema. Prüf nur, ob die E-Mail-Adresse eine ist, die du auch liest.

Der Betreff nennt die Stelle, und zwar mit der Bezeichnung aus der Anzeige, nicht mit deiner eigenen. Steht in der Anzeige eine Kennziffer, gehört sie dazu — sie ist die Nummer, unter der dein Vorgang im Haus geführt wird. Und hier ist eine Stelle, an der unsere eigene Vorlage etwas nicht kann: Alle vierzehn Anschreiben-Vorlagen von smartply setzen dieselbe Betreffzeile, „Bewerbung als“ plus die Position, die du bei der Bewerbung angegeben hast. Ein Feld für die Kennziffer gibt es nicht. Wer eine hat, schreibt sie derzeit in die Positionsbezeichnung — das ist eine Notlösung, und sie steht hier, statt verschwiegen zu werden.

Die Anrede ist ein Name oder keiner. Findest du den Namen, nimm ihn und prüf die Schreibweise. Findest du ihn nicht, ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ richtig und nicht zweite Wahl.

Grußformel und Unterschrift sind der Schluss, und zwar wörtlich: Der Brief endet an der Grußformel. Alles darunter ist kein Text mehr, sondern ein Feld. Auch das haben wir nicht am Schreibtisch entschieden, sondern nach einer Meldung aus der Testphase am 9. August 2026 — der Name stand im PDF zweimal, weil er einmal im Text und einmal unter der Unterschrift stand. Seitdem schneidet das System alles unterhalb der Grußformel ab. Für dich gilt dasselbe wie für unser Programm: Hinter „Mit freundlichen Grüßen“ hört das Nachdenken auf.

Bleibt die Frage nach den Anlagen. Ein Anlagenverzeichnis am Fuß des Briefes stammt aus der Zeit der Papierpost, in der der Umschlag zeigen musste, was er enthält. Bei smartply werden Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen in dieser Reihenfolge zu einer einzigen PDF zusammengeführt; eine Liste, die aufzählt, was zwei Seiten weiter unten sichtbar ist, hat dort keine Aufgabe. Verschickst du auf Papier, ist die Liste weiterhin sinnvoll.

Der Einstieg: ein Satz, der etwas weiß

Ab hier wird geschrieben. Der erste Absatz hat genau eine Aufgabe: zu zeigen, dass dieser Brief für diese Stelle geschrieben wurde und für keine andere.

Das gelingt mit einer einzigen Angabe, die nicht in deinem Lebenslauf steht: etwas aus der Anzeige, etwas über das Unternehmen, etwas aus dem Anlass. Es muss nichts Großes sein. Es muss nur etwas sein, das jemand nachgesehen hat. Acht Sätze, die genau das tun, und vier, die es nur behaupten, stehen im Beitrag über den ersten Satz.

Was nicht gelingt, ist die Ankündigung. „Hiermit bewerbe ich mich auf die von Ihnen ausgeschriebene Stelle“ sagt dem Leser, was er schon weiß — er hält die Bewerbung in der Hand. Der Satz kostet eine Zeile und liefert nichts. Wir haben ihn dem Sprachmodell ausdrücklich verboten: „KEINE Standardfloskeln wie ‚hiermit bewerbe ich mich‘“ steht im Auftrag, und dahinter die Anweisung, direkt mit einem konkreten Bezug einzusteigen.

Der Sonderfall ist die Bewerbung ohne Anzeige. Dann gibt es nichts, worauf sich der erste Satz beziehen könnte, und der Anlass muss aus dem Unternehmen selbst kommen. Wie du ihn findest, steht im Beitrag über die Initiativbewerbung.

Die Mitte: zwei Absätze, die etwas belegen

Der Hauptteil ist der Grund, warum es das Anschreiben überhaupt gibt. Er beantwortet eine Frage, die der Lebenslauf nicht beantworten kann: Warum passt das, was du gemacht hast, zu dem, was hier gesucht wird?

Die Antwort besteht aus Belegen, und ein Beleg hat drei Teile: was du getan hast, was dabei herauskam und wo dasselbe in der Anzeige steht. Zwei solcher Belege füllen zwei Absätze und sind genug. Drei sind schon zu viele, weil der dritte den ersten schwächt. Wo die zwei herkommen, wenn im Lebenslauf noch keine Stelle steht, zeigt der Beitrag über das Anschreiben ohne Berufserfahrung.

Was ein Beleg nicht ist: eine Eigenschaft. „Teamfähig“, „belastbar“, „kommunikationsstark“ sind keine Aussagen über dich, sondern über das, was du gern über dich sagen würdest. Sie sind kostenlos, deshalb schreibt sie jeder, und deshalb liest sie niemand.

So besser nicht Ein Hauptteil-Absatz, der nichts belegt

Als hoch motivierter und teamfähiger Mensch mit ausgeprägter Kommunikationsstärke und schneller Auffassungsgabe bin ich seit meinem Abschluss in verschiedenen Positionen im IT-Support tätig gewesen, zuletzt im First-Level-Support eines mittelständischen Unternehmens, wo ich für die Bearbeitung von Störungsmeldungen zuständig war und eng mit den Kolleginnen und Kollegen aus der Systemadministration zusammengearbeitet habe. Ich würde mich sehr freuen, die dort gesammelten Erfahrungen und Kenntnisse zukünftig gewinnbringend in Ihr Unternehmen einbringen zu dürfen.

So geht es Derselbe Absatz, neu geschrieben

Im First-Level-Support habe ich die zwanzig häufigsten Störungsmeldungen zu Anleitungen gemacht, die Anrufer selbst durcharbeiten können. Ein halbes Jahr später kamen zwei von fünf Meldungen zu diesen Themen gar nicht mehr an. „Aufbau einer Wissensdatenbank“ steht in Ihrer Anzeige an zweiter Stelle — das ist derselbe Arbeitsschritt, nur mit mehr Themen.

Beide Absätze handeln von derselben Person und derselben Stelle. Der erste braucht 70 Wörter und sagt nichts, was nicht auch im Lebenslauf stünde: Er nennt vier Eigenschaften, erzählt eine Station nach und endet in einem Konjunktiv. Der zweite braucht 50 Wörter, nennt eine Tätigkeit, ein Ergebnis und die Zeile der Anzeige, auf die beides antwortet. Der Unterschied ist nicht der Ton. Es ist der Anteil des Absatzes, der überhaupt etwas behauptet, das jemand nachprüfen könnte. Wie sich das über einen ganzen Brief durchhalten lässt, zeigen die Anschreiben-Beispiele.

Derselbe Absatz mit 70 und mit 50 Wörtern; im überladenen trägt kein einziges Wort ein nachprüfbares Ergebnis — Die 20 Wörter, die der zweite Absatz übrig lässt, sind kein Gewinn an Kürze — sie sind der Platz für den zweiten Beleg.

Der Schluss: drei Angaben und ein Satz

Der letzte Absatz ist kurz und besteht aus Angaben, nicht aus Gefühlen. Hinein gehören drei Dinge, und zwei davon nur unter Bedingungen:

Ab wann du kannst. Immer, wenn es etwas zu sagen gibt — ein Kündigungstermin, ein Semesterende, „ab sofort“.
Deine Gehaltsvorstellung. Nur, wenn die Anzeige danach fragt. Fragt sie nicht, ist eine Zahl an dieser Stelle eine Antwort auf eine ungestellte Frage.
Der Satz, der um ein Gespräch bittet. Einer. Im Indikativ.

Genau dieser letzte Satz ist die Stelle, an der die meisten Anschreiben leiser werden, als sie müssten. „Über die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs würde ich mich sehr freuen“ ist ein Konjunktiv über einer Vermutung: Der Schreiber freut sich nicht, er würde sich freuen, falls. „Über ein Gespräch freue ich mich“ sagt dasselbe mit fünf Wörtern weniger und behauptet nichts Falsches. Der Unterschied kostet nichts und ist trotzdem der am leichtesten zu behebende Fehler im ganzen Brief.

Was du streichst — und warum das kein Stilproblem ist

Bis hierher stand, was hineingehört. Der zweite Teil ist der schwierigere, weil er nichts hinzufügt: Ein Anschreiben ist eine Seite, und eine Seite ist ein Konto. Alles, was du hineinschreibst, wird von etwas anderem abgezogen. Streichen ist deshalb keine Frage des guten Geschmacks, sondern eine Rechenaufgabe — jeder Satz über dich selbst steht auf dem Platz eines Belegs.

Wie eng das Konto ist, lässt sich bei uns nachlesen. Der Auftrag an das Sprachmodell endet mit einer Zeile, die als einzige mit „verbindlich“ gekennzeichnet ist: „LÄNGE – verbindlich: höchstens 350 Wörter, 3–4 Absätze.“ Das ist keine Empfehlung an das Modell, sondern die Grenze, die eine Seite setzt.

Sieben Dinge kosten in fast jedem Anschreiben Platz, ohne etwas dafür zu geben.

Die Nacherzählung des Lebenslaufs. Der Lebenslauf liegt daneben, vollständig und in der richtigen Reihenfolge. Ihn im Fließtext zu wiederholen, verbraucht die halbe Seite für Angaben, die schon da sind. Die eine Ausnahme ist eine Lücke im Werdegang: Die gehört in ein bis zwei Sätzen erklärt, für den Menschen, der liest — warum das so ist und was im Lebenslauf selbst zu tun ist, steht im Beitrag über Lücken im Lebenslauf.
Die Eigenschaftskette. Drei Adjektive hintereinander sind kein Argument, sondern eine Bitte, geglaubt zu werden.
Die Ankündigung am Anfang. „Hiermit bewerbe ich mich“ — eine Zeile für null Aussage.
Der Konjunktiv am Ende. „Ich würde mich freuen“, „ich könnte mir vorstellen“, „gerne würde ich“. Jedes davon nimmt einer Aussage ihre Verbindlichkeit, ohne sie höflicher zu machen.
Die Begeisterung ohne Gegenstand. „Ihr innovatives, zukunftsorientiertes Unternehmen“ ist kein Kompliment, sondern eine Formulierung, die auf jede Firma des Landes passt. Ein Satz, der überall gilt, sagt nirgends etwas.
Die Selbstverkleinerung. „Auch wenn mir noch Erfahrung in X fehlt“ führt den Leser an eine Stelle, die er vielleicht gar nicht angesehen hätte. Was du kannst, gehört in den Brief; was du nicht kannst, steht ohnehin im Lebenslauf.
Hobbys, Familienstand, Geburtsort. Nichts davon beantwortet die Frage, um die es geht — und zwei davon möchtest du im Zweifel gar nicht mitteilen.

Die Probe am Ende ist einfach: Lies jeden Satz und frag, ob er auch in einem Anschreiben an ein anderes Unternehmen stehen könnte. Wenn ja, streich ihn oder mach ihn konkret. Was übrig bleibt, ist dein Anschreiben.

Was daraus für dein Anschreiben folgt

Der Rahmen ist keine Arbeit. Kopf, Betreff, Anrede und Gruß stehen fest, sobald Position und Unternehmen feststehen — eine Vorlage füllt sie.
Der Einstieg braucht eine Angabe, die nicht in deinem Lebenslauf steht. Eine reicht.
Die Mitte braucht zwei Belege mit je einem Ergebnis und je einer Zeile aus der Anzeige, auf die sie antworten. Nicht drei.
Der Schluss braucht drei Angaben und einen Satz im Indikativ. Die Gehaltsvorstellung nur, wenn gefragt wurde.
Gestrichen wird alles, was auch an ein anderes Unternehmen gehen könnte. Das ist die einzige Regel, die alle sieben Punkte oben ersetzt.

Und wenn du am Ende nicht weißt, ob es zu lang ist: Es ist zu lang.

Häufige Fragen

Wie lang darf ein Anschreiben sein?

Eine Seite. Das ist der Umfang, den die Ratgeber zum Thema übereinstimmend nennen, und es ist auch die Grenze, die wir dem Anschreiben-Assistenten von smartply gesetzt haben: höchstens 350 Wörter in drei bis vier Absätzen. Wer mehr braucht, hat meistens nicht mehr zu sagen, sondern sagt dasselbe zweimal.

Gehört eine Kennziffer in die Betreffzeile?

Ja, wenn die Anzeige eine nennt — sie ist die Nummer, unter der dein Vorgang im Haus geführt wird. Der Betreff nennt also die Stellenbezeichnung aus der Anzeige und dahinter die Kennziffer. Das Wort „Betreff“ selbst schreibst du nicht davor.

Wo kommt die Gehaltsvorstellung hin?

In den letzten Absatz, und nur dann, wenn die Anzeige danach fragt. Fragt sie nicht, ist eine Zahl an dieser Stelle die Antwort auf eine ungestellte Frage — sie kann dir nur schaden und nichts nützen. Nenn dann ein Jahresbrutto und keine Spanne von zwanzigtausend Euro.

Brauche ich eine eingescannte Unterschrift?

Nein. Sie ist in allen Anschreiben-Vorlagen von smartply ein freiwilliges Feld, und ohne sie steht unter der Grußformel einfach dein Name. Eine fehlende Unterschrift ist bei einer Bewerbung per E-Mail oder Portal kein Formfehler; ein unleserlich abfotografierter Namenszug sieht dagegen schlechter aus als gar keiner.

Woher ich das weiß

Ich habe für smartply die Anschreiben-Funktion gebaut und die vierzehn Vorlagen, in denen ein fertiges Anschreiben landet. Dass vier der fünf Teile Angaben sind und keine Schreibarbeit, ist dabei keine Stilmeinung geworden, sondern eine Zeile im Auftrag an das Sprachmodell — wir mussten es ihm ausdrücklich verbieten. Die Längengrenze steht in demselben Auftrag, und dass ein Brief an der Grußformel endet, haben wir nach einer Meldung aus der Testphase vom 9. August 2026 gelernt.