Datenportabilität

So bekommst du deine Daten

1. Angemeldet unter Konto & Einstellungen → Daten exportieren. Du bekommst eine JSON-Datei mit allen unten aufgeführten Kategorien.
2. Deine Lebensläufe und Anschreiben lädst du im Bereich Dokumente als PDF herunter.
3. Deine hochgeladenen Dateien (Foto, Zeugnisse) lädst du dort herunter, wo du sie hochgeladen hast – unverändert im Originalformat.

Der Export ist jederzeit möglich, beliebig oft und kostenlos. Nach dem Ende eines Vertrags bleiben die Daten mindestens 30 Kalendertage abrufbar.

Welche Daten enthält der Export?

Abschnitt im Export	Kategorie	Inhalt
konto	Konto	E-Mail-Adresse, Anmeldeart, Tarif, Zeitstempel
profil	Profil	Stammdaten, Kontaktangaben, Wunschposition
berufserfahrung	Berufserfahrung	Position, Unternehmen, Ort, Zeitraum, Beschreibung
ausbildung	Ausbildung	Institution, Abschluss, Fachrichtung, Zeitraum
kompetenzen	Kompetenzen	Fähigkeiten und Sprachen mit Bezeichnung, Kategorie und Niveau
interessen	Interessen	Bezeichnung, Kategorie
zertifikate	Zertifikate	Bezeichnung, Aussteller, Datum
notizen	Notizen	Titel und Inhalt deiner eigenen Notizen
bewerbungen	Bewerbungen	Stelle, Unternehmen, Status, Termine, Notizen, Verlauf
dokumente	Dokumente	Metadaten der Lebensläufe und Anschreiben (Titel, Vorlage, Zeitstempel)
zustimmungen	Zustimmungen	Welcher Fassung von AGB, Datenschutzerklärung und Widerrufsbelehrung wann zugestimmt wurde
kuendigungen	Kündigungen	Erklärungen über die Kündigungsschaltfläche samt Eingangszeitpunkt und Ergebnis
widerrufe	Widerrufe	Widerrufserklärungen samt Eingangszeitpunkt, Ergebnis und Beträgen

Datenformate

Art	Format
Strukturierte Daten	JSON (UTF-8, RFC 8259). Datums- und Zeitangaben nach ISO 8601.
Erzeugte Dokumente	PDF (ISO 32000) – Lebensläufe und Anschreiben, einzeln im Bereich „Dokumente“.
Hochgeladene Dateien	Unverändert im gespeicherten Originalformat (z. B. JPEG, PNG, PDF), einzeln im Konto.
Bündelung	Mehrere Bestandteile können in einem ZIP-Archiv zusammengefasst werden.

Bekannte technische Beschränkungen

Was hier steht, ist der ehrliche Teil dieser Seite: Diese Grenzen sind uns bekannt, und du sollst sie kennen, bevor du dich darauf verlässt.

Hochgeladene Dateien stehen nicht im JSON

Der Datenexport enthält von Fotos und Zeugnissen nur die Metadaten (Dateiname, Typ, Zeitpunkt). Die Dateien selbst lädst du einzeln im Konto herunter – sie liegen unverändert so vor, wie du sie hochgeladen hast.

Kein branchenweiter Standard für Bewerbungsdaten

Für Bewerbungsverläufe, Statusmodelle und Coaching-Ergebnisse gibt es keine offene Spezifikation, an die wir uns halten könnten. Der Export folgt deshalb einer eigenen, in diesem Register beschriebenen Struktur mit sprechenden deutschen Schlüsseln.

Abgeleitete Ergebnisse sind Momentaufnahmen

KI-Ergebnisse (z. B. Matching-Werte, ATS-Bewertungen) gehören zur jeweiligen Bewerbung und werden mit ihr exportiert. Sie lassen sich außerhalb von smartply nicht neu berechnen, weil sie vom Zeitpunkt und vom verwendeten Modell abhängen.

Nur eigene Daten

Der Export enthält die Daten deines Kontos. Angaben, die zugleich andere Personen betreffen (z. B. Namen von Ansprechpartnern in deinen Notizen), sind darin nur enthalten, soweit du sie selbst erfasst hast.

Aufbewahrung nach Vertragsende

Exportierbare Daten bleiben nach Ende des Vertrags mindestens 30 Kalendertage abrufbar, sofern du nicht vorher ihre Löschung verlangst. Gesetzlich aufzubewahrende Daten (z. B. Rechnungen, Kündigungs- und Widerrufsnachweise) bleiben gesperrt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Standards und offene Spezifikationen

Der Export nutzt offene, dokumentierte Formate: JSON nach RFC 8259 in UTF-8, Datums- und Zeitangaben nach ISO 8601, Dokumente als PDF nach ISO 32000. Eine branchenweite Spezifikation für Bewerbungsdaten gibt es nicht; sobald es eine gibt, steht an dieser Stelle, ob und wie wir sie unterstützen.

Wo deine Daten verarbeitet werden

Welchen Rechtsordnungen die für die einzelnen Dienste eingesetzte IKT-Infrastruktur unterliegt:

Dienst	Rechtsordnung
Anwendung, Datenbank und Dateispeicher	Deutschland (EU)
E-Mail-Versand	Europäische Union
KI-Funktionen	Frankreich (EU)
Websuche innerhalb der KI-Funktionen	USA – als Unterauftragsverarbeiter des KI-Anbieters
Zahlungsabwicklung	Irland (EU) mit Konzernbezug in den USA
Serverseitige Fehlerdiagnose	USA
Reichweitenmessung	Deutschland (EU) – selbst betrieben

Welche Anbieter das im Einzelnen sind, steht mit allen Angaben in der Datenschutzerklärung. Sie ist die gepflegte Liste – diese Seite ordnet sie nur nach Rechtsordnungen.

Maßnahmen gegen unzulässige staatliche Zugriffe

Gegen mit dem Unionsrecht unvereinbare internationale staatliche Zugriffe auf in der Union gespeicherte Daten treffen wir technische, organisatorische und vertragliche Maßnahmen:

• Bewerbungsdaten, Dokumente und Uploads liegen auf Servern in Deutschland; es gibt keine Spiegelung in Drittstaaten.
• Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge; wo eine Verarbeitung in einem Drittstaat stattfindet, sind Standardvertragsklauseln der EU-Kommission vereinbart.
• An Dienstleister in Drittstaaten werden keine Bewerbungsinhalte zur Speicherung übermittelt: Die Fehlerdiagnose ist ohne Nutzerinhalte konfiguriert, die Websuche überträgt nur die Suchanfrage und speichert nichts.
• Besonders sensible Felder sind in der Datenbank verschlüsselt abgelegt.
• Vor dem Einsatz eines neuen Dienstleisters wird geprüft, welcher Rechtsordnung er unterliegt; das Ergebnis steht in der Datenschutzerklärung und in diesem Register.

Fragen dazu?

Schreib uns an support@smartply.de. Die vertragliche Grundlage dieser Seite steht in unseren AGB.