Was ein ATS wirklich mit deinem Lebenslauf macht

Wenn du dich auf eine ausgeschriebene Stelle bewirbst, ist der erste Leser deines Lebenslaufs oft kein Mensch, sondern ein Programm: ein Applicant Tracking System, kurz ATS, auf Deutsch Bewerbermanagementsystem. Was es tut, wird selten erklärt und dafür umso häufiger behauptet.

Hier steht, was tatsächlich passiert — was so ein System aus deiner Datei macht, an welcher Stelle etwas verloren geht, wo wirklich aussortiert wird und was von der Zahl zu halten ist, die auf fast jeder Ratgeberseite steht. Am Ende kannst du unterscheiden, welche der verbreiteten Ratschläge einen Grund haben und welche nur weitergereicht wurden.

Ein ATS ist zuerst eine Datenbank

„Tracking“ heißt verfolgen, nicht aussieben. Ein Applicant Tracking System ist in erster Linie ein Verwaltungswerkzeug: Es nimmt Bewerbungen entgegen, hält fest, in welchem Schritt jede einzelne steckt, verschickt Eingangsbestätigungen, terminiert Gespräche und löscht Daten, wenn die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Die Studie „Hidden Workers“ von Harvard Business School und Accenture beschreibt es genau so: als ein an Arbeitsabläufen orientiertes Werkzeug, das die Bewerber-Pipeline in jedem Schritt verwaltet und verfolgt (3. September 2021).

Verbreitet ist so ein System vor allem bei großen Arbeitgebern. Neun von zehn der 1.000 größten deutschen Unternehmen setzten schon 2016 ein Bewerbermanagementsystem ein, die meisten davon eines, das ein externer Anbieter über das Internet betreibt (Recruiting Trends 2016, Otto-Friedrich-Universität Bamberg, 114 antwortende Unternehmen). Bewirbst du dich dagegen bei einem Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten, landet deine Mail sehr wahrscheinlich in einem gewöhnlichen Postfach — und alles, was hier über Felder und Filter steht, spielt dort keine Rolle.

Was beim Auslesen aus deinem Lebenslauf wird

Der erste Schritt heißt Parsen: Aus der Datei wird Text, aus dem Text werden Felder. Name, E-Mail, Telefon, Postleitzahl und Ort. Dann die Stationen — je Eintrag ein Zeitraum, ein Titel, ein Arbeitgeber. Dann die Ausbildung, dann die Kenntnisse als einzelne Begriffe, damit später jemand nach ihnen suchen kann.

Diesen Schritt kenne ich von innen, weil smartply ihn selbst macht: Wer seinen alten Lebenslauf hochlädt, bekommt sein Profil daraus vorgeschlagen. Dabei lernt man vor allem, wie eng die Regeln sind, mit denen so ein Leser arbeitet. Drei Beispiele aus unserem eigenen Code:

• Ein Geburtsdatum wird nur dann als Geburtsdatum erkannt, wenn ein Etikett davorsteht — „geboren am“, „geb.“ oder ein Sternchen. Ein nacktes Datum im Lebenslauf ist fast immer der Beginn einer Station.
• Postleitzahl und Ort müssen in derselben Zeile stehen. Erlaubt man einen Zeilenumbruch dazwischen, wandert die nächste Zeile — „Tel.: 0711 …“ — in das Feld für den Ort.
• Als Trennzeichen einer Telefonnummer gelten Leerzeichen, Schrägstrich und Bindestrich, aber kein Punkt. Sonst hält der Leser „12.03.2019“ für eine Rufnummer.

Nichts davon ist klug. Es ist eine Reihe von Regeln mit scharfen Rändern — und an diesen Rändern entscheidet sich, ob dein Lebenslauf als vollständiger Datensatz ankommt oder als Stückwerk.

Woran das Auslesen scheitert — und woran nicht

Der Katalog der Dinge, an denen es tatsächlich scheitert, ist kurz:

• Das gescannte Bild-PDF. Wer seinen Lebenslauf ausdruckt, unterschreibt und wieder einscannt, verschickt ein Foto. Darin steht kein Text, und ohne zusätzliche Texterkennung kommt kein einziges Wort an.
• Zwei Spalten. Ein Programm liest ein Dokument in der Reihenfolge, in der der Text darin gespeichert ist — bei Tabellen und Spalten ist das zeilenweise quer. Aus „Berufserfahrung“ links und „Sprachen“ rechts wird eine einzige Zeile, in der beides steht.
• Kontaktdaten als Grafik oder in der Kopfzeile. Was als Bild gesetzt ist, existiert für den Leser nicht; was in Kopf- und Fußzeilen steht, geht je nach Werkzeug verloren.

Ebenso wichtig ist, woran es nicht scheitert: an Farbe, an einer Trennlinie, an einem Foto, an einer ordentlich gesetzten Zweitschrift — und nicht an der Wahl zwischen PDF und Word. Beide Formate lassen sich lesen, solange sie echten Text enthalten.

Der Unterschied ist keine Geschmacksfrage: In der ersten Fassung steht im Datensatz unter Berufserfahrung am Ende „Vertriebsmitarbeiter Englisch (C1)“, und die Sprachkenntnisse fehlen als eigener Punkt — wer nach Englisch sucht, findet dich trotzdem, wer nach einer Berufsbezeichnung sucht, bekommt Unsinn. In der zweiten Fassung landet jede Angabe in dem Feld, in das sie gehört. Für den Menschen, der später liest, sehen beide Dateien gleich gut aus.

Wo wirklich aussortiert wird

Wer den ersten Schritt überstanden hat, liegt im Bestand. Von hier an wird an drei Stellen entschieden — und an zweien davon entscheidet ein Mensch.

Erstens die Pflichtfragen im Bewerbungsformular. Arbeitserlaubnis, Führerschein, frühester Eintritt, manchmal die Gehaltsvorstellung. Deine Antwort trifft auf eine Regel, die jemand vorher eingestellt hat, und hier fällt eine Absage tatsächlich sofort und ohne menschliches Zutun. Das ist die Stelle mit der automatischen Ablehnung — nicht der Lebenslauf, sondern das Formular davor.

Zweitens Filter und Suche. Über neun von zehn der befragten Arbeitgeber benutzen ihre Recruiting-Software — das ATS und die Systeme daneben —, um Bewerbungen zunächst zu filtern oder in eine Reihenfolge zu bringen („Hidden Workers“, 3. September 2021: 94 Prozent bei mittleren, 92 Prozent bei hohen Qualifikationsanforderungen). Filtern ist aber nicht ablehnen. Wer bei einer Suche nicht auftaucht, ist nicht abgelehnt, sondern ungesehen. Für dich ist das im Ergebnis dasselbe, im Verfahren nicht: Es gibt keine Entscheidung, gegen die sich etwas hätte einwenden lassen.

Drittens die eingestellten Ausschlusskriterien. Dieselbe Studie hat gemessen, dass fast die Hälfte der befragten Unternehmen Lebensläufe mit einer Lücke von mehr als sechs Monaten allein deswegen automatisch aussortiert. Das ist eine harte Zahl für eine harte Praxis — und sie hat nichts mit deinem Layout zu tun, sondern mit einer Regel über deinen Werdegang, die jemand für vernünftig hielt. Was du dagegen tun kannst, steht im Beitrag über Lücken im Lebenslauf.

Die Zahl, die überall steht

„Drei von vier Lebensläufen werden von einer Software aussortiert, bevor ein Mensch sie sieht.“ Mal sind es 75 Prozent, mal 70. Die Zahl steht in Ratgebern, in Anzeigen für Prüfwerkzeuge und in Bewerbungskursen.

Was zu ihr fehlt, ist immer dasselbe: wer sie erhoben hat, wann, bei wie vielen Unternehmen und mit welcher Frage. Ohne diese vier Angaben ist eine Prozentzahl keine Messung, sondern eine Behauptung mit Nachkommastelle.

Was für Deutschland tatsächlich gemessen wurde, sieht anders aus. Die Recruiting Trends erheben regelmäßig, wie stark die einzelnen Phasen des Bewerbungsprozesses bei den 1.000 größten deutschen Unternehmen automatisiert sind. 2020 lag die Auswahl von Kandidaten bei 2,9 Prozent und die Vorauswahl bei 6,1 Prozent; für 2030 erwarteten dieselben Unternehmen 19,5 beziehungsweise 49,1 Prozent. Vier Jahre zuvor hatten 6,0 Prozent überhaupt angegeben, computergesteuerte Auswahlverfahren einzusetzen.

Diese Zahlen sind nicht das letzte Wort. Sie stammen von den größten Arbeitgebern des Landes, die Rücklaufquoten lagen bei 11,4 und 12,7 Prozent, und die Erhebungen sind sechs und zehn Jahre alt — automatisiert wurde seither sicher mehr, die Unternehmen selbst haben es erwartet. Aber sie sind das Gegenteil einer Zahl ohne Herkunft: erhoben, datiert, nachlesbar.

Bleibt die Frage, woher die 75 Prozent stammen. Es gibt dazu eine verbreitete Erzählung — angeblich aus dem Verkaufsmaterial eines amerikanischen Anbieters, der kurz darauf verschwand. Die Erzählung klingt plausibel, und ich habe sie an mehreren Stellen gefunden. Belegt ist sie allerdings nicht besser als die Zahl selbst: Sie steht wieder in Ratgeberartikeln, wieder ohne Primärquelle. Sie hier weiterzureichen hieße, denselben Fehler ein zweites Mal zu machen. Deshalb bleibt nur, was nachprüfbar ist: Für die Zahl gibt es keine auffindbare Erhebung, und die Messungen, die es gibt, weisen in eine andere Richtung.

Was sich an einem Lebenslauf messen lässt

Für smartply habe ich ein Werkzeug gebaut, das einen Lebenslauf gegen eine konkrete Stellenanzeige prüft, den ATS-Check. Beim Bauen muss man entscheiden, was in eine Bewertung darf und was nicht — und diese Entscheidung steht danach im Code, wo man sie nachlesen kann.

Rechnen lassen sich vier Dinge, und sie sind unterschiedlich viel wert: 40 von 100 Punkten hängen an der Übereinstimmung mit genau dieser Anzeige, je 20 an der maschinellen Lesbarkeit, an der Struktur und an der inhaltlichen Qualität. Innerhalb der Übereinstimmung zählt ein wörtlicher Treffer voll, ein sinngemäßer nur zu 0,7 — nicht aus Prinzip, sondern weil ältere Systeme wörtlich vergleichen. Pflichtanforderungen wiegen dabei drei Viertel, das Wünschenswerte ein Viertel.

Die ersten beiden Teile brauchen weder KI noch Stellenanzeige: ob ein Dokument einspaltig ist, ob die Kontaktdaten als Text vorliegen, ob es einen Ausbildungsabschnitt gibt, ob die Stationen mit der neuesten beginnen, ob mindestens fünf Kenntnisse erfasst sind. Das sind feste Regeln; eine Datei erfüllt sie oder nicht.

Nicht rechnen lässt sich der Rest, und das ist der größere Teil: ob du ins Team passt, ob „Umsatz je Kunde um zwölf Prozent gesteigert“ in deiner Branche viel oder wenig ist, ob deine Lücke einen guten Grund hat, ob die Person, die liest, an diesem Nachmittag Zeit hat. Wer dafür eine Note ausgibt, rechnet nicht, sondern rät.

Daraus folgt der Satz, der über dem ganzen Thema steht: Es gibt keinen Wert für „deinen Lebenslauf“. Es gibt einen für diesen Lebenslauf bei dieser Stelle.

Was daraus für deinen Lebenslauf folgt

Aus dem Ablauf oben ergibt sich eine kurze Liste — nicht die vollständige Anleitung, sondern das, was unmittelbar am Auslesen hängt. Was darüber hinaus wirklich hilft und was nur weitergereicht wird, sortiert der Beitrag ATS-freundlicher Lebenslauf:

• Eine Spalte. Alles, was nebeneinandersteht, kann beim Auslesen ineinanderlaufen.
• Überschriften, die heißen, was darunter steht. „Berufserfahrung“ und „Ausbildung“ ordnet jedes System zu, „Meine Reise“ keines.
• Zeiträume in einem Format, mit Monat. „03/2019 – 08/2022“ ist eindeutig, „seit Frühjahr 2019“ nicht.
• Kontaktdaten als Text, in eigenen Zeilen, Postleitzahl und Ort zusammen in einer.
• Die Begriffe der Anzeige wörtlich, wo sie zutreffen — und nur dort. Was nicht stimmt, fällt spätestens im Gespräch auf.
• Die Fragen im Formular vollständig beantworten. Sie sind die einzige Stelle mit einer echten automatischen Absage.

Nicht auf der Liste steht das Verstecken von Begriffen in weißer Schrift. Ein Leseprogramm nimmt Text unabhängig von seiner Farbe auf: Er landet im Datensatz und wird sichtbar, sobald jemand die Datei markiert oder in die Vorschau des Systems schaut. Der Trick wirkt genau so lange, bis er auffällt.