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Lebenslauf & ATS

Wie ein Lebenslauf aufgebaut ist, in welcher Reihenfolge er gelesen wird und was Bewerbungssoftware daraus herausliest.

Alexandra Berg prüft einen strukturierten Lebenslauf am Schreibtisch

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Dein Lebenslauf wird zweimal gelesen, und die beiden Leser wollen nicht dasselbe.

Zuerst liest ihn eine Software. Sie sucht nach Überschriften, die sie kennt, nach Zeiträumen, die sie einordnen kann, und nach Begriffen aus der Stellenanzeige. Was sie nicht zuordnen kann, verschwindet nicht — es landet im falschen Feld oder in gar keinem. Danach liest ihn ein Mensch, meist quer, und sucht etwas anderes: einen roten Faden und einen Grund, weiterzulesen.

Ein Lebenslauf, der nur für die Maschine gebaut ist, liest sich wie eine Datenbankausgabe. Einer, der nur für den Menschen gebaut ist, kommt bei ihm unter Umständen gar nicht erst an. Der Widerspruch ist allerdings kleiner, als er klingt: Fast alles, was einer Software das Auslesen erleichtert — klare Abschnittsüberschriften, durchgehende Zeitangaben, eine Spalte statt zwei —, hilft auch dem Menschen. Übrig bleibt eine Handvoll echter Abwägungen, und um die geht es hier.

Was hier nicht steht, sind Prozentangaben darüber, wie viele Lebensläufe eine Bewerbungssoftware angeblich aussortiert. Solche Zahlen kursieren seit Jahren, und keine davon lässt sich bis zu einer Erhebung zurückverfolgen. Wo ich eine Zahl nenne, sage ich, woher sie kommt.

Ich schreibe das nicht aus einer Personalabteilung heraus, sondern aus der Werkstatt: Für smartply habe ich ein Werkzeug gebaut, das einen Lebenslauf maschinell gegen eine konkrete Stellenanzeige prüft. Dabei lernt man vor allem, was sich zuverlässig messen lässt und was nicht. In der Bewertung, die dabei herauskommt, hängen 40 von 100 Punkten am Abgleich mit genau dieser Anzeige, je 20 an der maschinellen Lesbarkeit, an der Struktur und an der inhaltlichen Qualität. Ein sinngemäßer Treffer zählt weniger als ein wörtlicher, weil ältere Systeme wörtlich vergleichen. Daraus folgt der Satz, der über diesem ganzen Bereich steht: Ein Lebenslauf hat keinen Wert an sich, sondern nur einen im Verhältnis zu der Stelle, auf die du dich bewirbst.

Deshalb beginnt hier nichts mit einer Vorlage. Es beginnt mit der Frage, was die Stelle verlangt — und was dein Lebenslauf davon zeigt, ohne dass jemand danach suchen muss.

Wofür ein Lebenslauf da ist

Ein Lebenslauf beantwortet zwei Fragen, und nur zwei: Was hast du gemacht, und wann. Alles andere — wie gut du warst, warum du wechselst, was du dir vorstellst — gehört ins Anschreiben oder ins Gespräch. Das klingt streng, macht das Schreiben aber leichter: Sobald ein Satz eine Absicht erklärt statt eine Tatsache zu nennen, steht er an der falschen Stelle.

Aus diesen zwei Fragen folgt der ganze Aufbau. Er ist seit Jahrzehnten derselbe, und die Freiheit, die man hat, liegt nicht in der Reihenfolge der Blöcke, sondern darin, was in ihnen steht.

Die Blöcke, und was hinein gehört

Der Aufbau ist fest. Entscheidend ist, welche Angaben du in jedem Block auswählst.

Pflicht

Kopf

Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Familienstand, Konfession und die Berufe der Eltern sind Ballast.

Entscheidend

Berufserfahrung

Je Station: Zeitraum, Rolle, Arbeitgeber und Ort — darunter zwei bis vier Zeilen, die zeigen, was du tatsächlich getan hast.

Je nach Erfahrung

Ausbildung

Abschluss, Einrichtung und Zeitraum. Berufserfahrene halten den Block kurz; Einsteiger nennen passende Schwerpunkte, Abschlussarbeit und gegebenenfalls die Note.

Konkret

Kenntnisse und Weiteres

Sprachen mit Niveau, Software mit Namen. Ehrenamt, Weiterbildungen und Hobbys nur, wenn sie zur Stelle passen und etwas belegen.

Die Reihenfolge: neueste Station zuerst

Antichronologisch, also rückwärts. Beim Menschen, weil er oben anfängt zu lesen und nach wenigen Zeilen entscheidet, ob er weiterliest. Bei der Software, weil sie die erste Station als die aktuelle einordnet — was oben steht, wiegt schwerer.

Innerhalb einer Station gilt dasselbe von oben nach unten: erst die Zeile, die sagt, wer du dort warst, dann die Belege. Und die Belege sind der Punkt, an dem sich zwei Lebensläufe unterscheiden, die dieselbe Stelle beschreiben.

Beide Stationen unten beschreiben dieselbe Arbeit in derselben Firma im selben Zeitraum.

So besser nicht Eine Aufgabenliste

2021 – 2023
Sachbearbeiterin, Musterfirma GmbH
Zuständig für die Auftragsabwicklung, Pflege der Stammdaten, Ansprechpartnerin für Kunden und Lieferanten, allgemeine Verwaltungstätigkeiten.

So geht es Dieselbe Arbeit, mit Belegen

03/2021 – 08/2023
Sachbearbeiterin Auftragsabwicklung, Musterfirma GmbH, Stuttgart
· Auftragseingang für rund 400 Kunden, vom Angebot bis zur Rechnung
· Stammdaten auf ein neues Warenwirtschaftssystem übertragen (12.000 Sätze)
· Erste Anlaufstelle für vier Lieferanten in Italien, Abstimmung auf Englisch

Der Unterschied ist nicht die Länge, sondern die Nachprüfbarkeit. Die erste Fassung könnte in tausend Lebensläufen stehen; die zweite in einem. Sie nennt eine Größenordnung (400 Kunden), ein Ergebnis (ein System abgelöst, 12.000 Sätze) und einen Umstand, der eine Fähigkeit belegt, statt sie zu behaupten (Abstimmung auf Englisch).

Und sie nennt Monate. Das ist keine Kosmetik: Wer nur Jahre schreibt, erzeugt Lücken, die es nicht gibt — warum das teuer wird, steht in Lücken im Lebenslauf erklären.

Ein Kurzprofil oben: wann es hilft

Drei bis vier Zeilen über dem Werdegang, die sagen, wer da schreibt und worauf er sich bewirbt. Sie sind kein Pflichtblock, und sie helfen genau dann, wenn die erste Station die Frage nicht schon beantwortet — beim Wechsel in ein anderes Feld, nach einer längeren Pause, bei einer Bewerbung, die zwei Berufsbilder verbindet.

Sie schaden, wenn sie mit Eigenschaften gefüllt werden. „Teamfähig, belastbar, kommunikationsstark“ steht in jedem zweiten Lebenslauf und ist deshalb keine Angabe, sondern Füllung. Was hineingehört: seit wann du in dem Feld arbeitest, was du dort verantwortet hast, und was du als Nächstes suchst — drei Tatsachen, keine Selbstbeschreibung.

Wenn wenig Berufserfahrung dasteht

Dann dreht sich die Reihenfolge der Blöcke, nicht die der Stationen: Die Ausbildung rückt nach oben, weil sie das Aktuellste und das Belegbarste ist. Darunter kommt, was sonst unter „Sonstiges“ verschwindet — Werkstudentenstellen, Praktika, Projekte aus dem Studium, Ehrenamt mit Verantwortung.

Diese Stationen bekommen dieselbe Behandlung wie eine Vollzeitstelle: Zeitraum, Rolle, Ort, zwei bis drei Zeilen mit Belegen. Ein Praktikum, das nur als Zeile mit Firmennamen dasteht, sagt weniger als eines, bei dem steht, was daraus geworden ist. Und eine Abschlussarbeit ist eine Station, wenn ihr Thema zur Stelle passt — mit Titel, Fragestellung und Ergebnis in einem Satz.

Was dabei nicht hilft, ist das Aufblasen: Aus einem sechswöchigen Praktikum wird durch drei zusätzliche Aufzählungspunkte keine Berufserfahrung. Wer wenig hat, gewinnt durch Genauigkeit, nicht durch Menge.

DIE VIER FALLEN

Woran es meistens liegt

Nicht am Design, nicht an fehlender Erfahrung, sondern an vier Gewohnheiten, die sich seit Jahren halten.

1 · Aufgaben statt Ergebnisse. „Zuständig für“ beschreibt eine Stellenbeschreibung, nicht deine Arbeit. Wer die Zeile nicht loswird, hängt eine Zahl an: wie viele, wie oft, wie lange, wie viel.

2 · Zeiträume in Jahren. Spart vier Zeichen und erzeugt Monate an scheinbarer Lücke.

3 · Kenntnisse ohne Beleg. Fünf Balken für fünf Programme sagen nichts darüber, was du damit gemacht hast. Eine Station, in der die Software vorkommt, sagt es.

4 · Ein Lebenslauf für alles. Die häufigste, und die einzige, die man nicht durch Umschreiben löst — dazu unten mehr.

Was davon eine Bewerbungssoftware überhaupt sieht und was sie damit macht, steht in Was ein ATS wirklich mit deinem Lebenslauf macht; welche Bauformen sie zuverlässig liest, in ATS-freundlicher Lebenslauf.

Ein Aufbau, viele Fassungen

Der Aufbau ist für jede Bewerbung derselbe. Der Inhalt ist es nicht. Zwei Stellen, die gleich heißen, verlangen unterschiedliche Belege — und wer beide mit demselben Lebenslauf bedient, betont bei einer davon das Falsche.

Der übliche Ausweg sind mehrere Dateien mit ähnlichen Namen, und der übliche Preis dafür ist, dass nach drei Monaten niemand mehr weiß, welche die gepflegte ist. Der bessere Weg ist, das Vollständige und das Zugeschnittene zu trennen: ein Stand, den du pflegst, und je Bewerbung eine Fassung, die daraus entsteht.

Die zweite Seite

Sie ist erlaubt und oft richtig — aber sie hat eine Bedingung: Was dort steht, muss zur Stelle gehören. Eine zweite Seite, auf der ausschließlich Stationen von vor fünfzehn Jahren stehen, sagt dem Leser, dass ihm die Auswahl überlassen wurde.

Wer kürzen muss, kürzt von unten: Die ältesten Stationen bleiben als eine Zeile ohne Belege stehen (Zeitraum, Rolle, Arbeitgeber) — der Werdegang bleibt damit lückenlos, ohne Platz zu kosten. Gestrichen wird nie ein Zeitraum, sondern immer nur seine Ausführung; alles andere erzeugt genau die Lücken, um die es im dritten Beitrag dieses Clusters geht.

Und der Kopf gehört auf beide Seiten: Name und Seitenzahl oben, damit ein ausgedrucktes Blatt zuzuordnen bleibt, wenn es allein auf dem Tisch liegt.

Häufige Fragen

In welcher Reihenfolge kommen die Stationen?

Die neueste zuerst, dann rückwärts. Das nennt sich antichronologisch und ist in Deutschland seit Jahren der Normalfall — beim Menschen, weil er oben anfängt zu lesen, und bei der Software, weil sie die erste Station als die aktuelle einordnet. Ein Lebenslauf, der mit der Grundschule beginnt, verschenkt die wichtigste Zeile an eine Angabe von vor zwanzig Jahren.

Wie lang darf ein Lebenslauf sein?

Eine Seite, wenn du kannst; zwei, wenn du musst. Die Zahl ist weniger wichtig als der Grund: Eine zweite Seite ist in Ordnung, wenn dort Stationen stehen, die zur Stelle passen — nicht, wenn dort steht, was übrig war. Wer kürzen muss, kürzt bei den ältesten Stationen zuerst und lässt sie als Zeile ohne Belege stehen.

Gehört ein Foto hinein?

Es muss nicht, und niemand darf es verlangen. In Deutschland ist es trotzdem verbreitet, und ein gutes Foto schadet nicht. Wenn du keins willst, lass es weg und nimm eine Vorlage, die ohne auskommt — es fällt dann nicht auf, dass etwas fehlt.

Was ist mit Unterschrift, Ort und Datum?

Beim Lebenslauf sind sie nicht nötig und werden auch nicht erwartet. Sie stammen aus der Zeit der Papiermappe. Wer sie trotzdem setzt, macht nichts falsch — nur gewinnt er damit nichts.